سرویس و نگهداری پیشگیرانه (PM) چیست؟
در حوزه‌ی مدیریت IT مدتهاست که بحث سرویس و نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance) یا به اختصار PM مطرح شده است و سازمان‌ها به دنبال راهکاری برای پیاده‌سازی این فرایند هستند. اما سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM چیست؟
سرویس و نگهداری پیشگیرانه به فرایند نگهداری گفته می‌شود که به صورت مرتب انجام شده و هدف آن کاهش احتمال رخداد خرابی یا از کارافتادگی (در شبکه) می‌باشد. سرویس و تعمیر پیشگیرانه در هنگامی که تجهیزات هنوز در حال کردن هستند انجام می‌شود، نه پس از خرابی آنها. در نتیجه هدف آن جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی است. به عبارت دیگر، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه یعنی رفع مشکلات کوچک قبل از اینکه بزرگ شوند! سازمان ها می توانند با کاهش سرعت استهلاک، خرابی و سو ء عملکرد، حداکثر ارزش دارایی را داشته باشند.
فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.
در کلیه صنایع، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه همیشه دارای سه ویژگی است:
سیستماتیک است
به صورت روتین انجام می شود
هدف آن کاهش یا به حداقل رساندن خرابی ها است
این ویژگی ها دامنه کلیه فعالیت های PM را مشخص می کنند. هدف از نگهداری پیشگیرانه همیشه به حداقل رساندن خرابی ها با شناسایی و رفع آنها قبل از آن است که منجر به یک خرابی طولانی شوند. Downtime میزان زمان غیرفعال بودن سیستم، ماشین یا قطعه و تجهیزات است. PM در واقع نگهداری فعال و پیشگیرانه است. اگر این کار را به طور منظم و به موقع انجام ندهید، طبیعتاً پیشگیرانه نخواهد بود – بلکه و اکنشی است.
فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.
سرویس و تعمیرات پیشگیرانه به مراتب از متد نگهداری واکنشی (Reactive Maintenance)، که در آن فقط هنگام وقوع خرابی تمهیدات لازم جهت رفع آن صورت می‌گیرد، پیچیده‌تر است زیرا نیاز به زمان‌بندی دارد. اما سربار مالی و هزینه‌ی ناشی از قطعی، خصوصاً در سازمان‌های امروزی که بسیار به IT وابسته هستند، در روش سرویس و نگهداری بسیار پایین‌تر است.
چگونه با سرویس و نگهداری پیشگیرانه زمان خرابی و از کار افتادگی شبکه را کاهش دهیم ؟
صرف نظر از آنکه شما چه مقدار هزینه و زمان برای پیاده‌سازی شبکه، و به طور کلی دارایی‌های سازمان، گذاشته‌اید، شبکه‌ی کامپیوتری ممکن است دچار قطعی شود، کامپیوترها و لپ‌تاب‌ها ممکن است از کار بیافتند، سرورها ممکن است آفلاین شوند و غیره. این رخدادهای نامطلوب ممکن است در هر زمانی رخ دهند، حتی زمانی که شبکه در ظاهر در بهترین شرایط ممکن است. حجم قابل توجهی از این خرابی‌ها را می‌توان با اتخاذ رویکرد سرویس و نگهداری پیشگیرانه و مانیتورینگ شبکه کاهش داد. غالبا، حتی موارد ساده‌ای مانند بکاپ‌گیری از داده‌های مهم، آپدیت کردن نرم‌افزارهای مهم، تمیز کردن اجزای سخت‌افزاری کامپیوتر و غیره برای یک کاربر ساده بسیار زمان‌بر و پیچیده است. علاوه بر آن، کاربران اغلب مجوز انجام چنین کارهایی در سازمان را ندارند. از این رو استفاده از یک برنامه زمان‌بندی دقیق به منظور پیاده‌سازی Preventive Maintenance ضروری به نظر می‌رسد.
در جدول زیر تنها برخی از وظایف دوره‌ای واحد IT که در حیطه‌ی Preventive Maintenance قرار می‌گیرد همراه با مزایای آن به اختصار بیان شده است.
| فعالیت مرتب با Preventive Maintenance | مزایا |
| به‌روز رسانی نرم‌افزار آنتی ویروس و اسکن دوره‌ای سیستم‌ها |
کاهش ریسک دریافت و انتشار فایل‌های آلوده کاهش خطر از دست رفتن و یا تغییر فایل‌های مهم |
| بکاپ‌گیری دوره‌ای از داده‌ها، بررسی صحت و اعتبار بکاپ‌ها و همچنین بازرسی استراتژی بکاپ‌گیری | افزایش زمان دسترس‌پذیری سیستم و داده‌های سازمان در زمان وقوع خرابی داده‌ها. علاوه بر آن، بکاپ یکی از اصلی‌ترین رویکردها در خصوص محافظت از داده‌ها در برابر تهدیداتی مانند باج‌افزار (ransomware) است. |
| به‌روز نگهداری نرم‌افزارهای antimalware و اسکن دوره‌ای سیستم‌ها از خطرات بدافزارها | جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌ها، سرقت هویت، اختلال سیستم و غیره. این مورد خصوصاً در مورد بانکداری آنلاین و خرید آنلاین بسیار حائز اهمیت است. |
| نصب افزونه‌های و به‌روز رسانی‌های امنیتی مرتبط با سیستم عامل‌ها و نرم‌افزارها | این امر موجب رفع حفره‌ها و آسیب‌پذیری‌های امنیتی و همچنین باگ‌های متداول می‌شود. |
| پاک‌سازی سیستم‌ها از فایل‌ها موقت و داده‌های غیرضروری، نرم‌افزارهای اضافی و پاک‌سازی رجیستری و محیط startup | آزادسازی فضای دیسک، افزایش راندمان سیستم و بهبود زمان بوت سیستم |
| بازرسی و پاک‌سازی دوره‌ای سیستم‌های خنک‌کننده و اطمینان از کارکرد فن‌ها و … | افزایش طول عمر هارد دیسک‌ها، پردازنده‌ها و دیگر اجزای کامپیوترها و سرورها با کاهش احتمال overheating |
| به‌روز نگهداری و بازرسی دوره‌ای firmwareها، خصوصا برای تجهیزات مهمی مانند RAID controllerها | افزایش قابلیت اطمینان (Reliability) و پایداری (stability) اجزای سخت‌افزاری |
| بازرسی و اطمینان از وجود تجهیزات لازم در انبار (واحد IT) | کاهش زمان قطعی سیستم در اثر خرابی سخت‌افزاری و کاهش هزینه‌های خرید سخت‌افزاری با برنامه‌ریزی و خرید عمده |
در این جدول تنها بخشی از مواردی که نیاز است تا در فرایند سرویس و تعمیرات پیشگیرانه در نظر گرفته شود آورده شده است. اما همین چند مورد نیز به روشنی اهمیت و ارزش پیاده‌سازی چنین فرایندی در سازمان را نشان می‌دهد. به منظور استفاده‌ی بهینه از سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM، شما نیاز به یک راه‌کار نرم‌افزاری قدرتمند دارید.
انتخاب نوع نگهداری
با وجود تمام قابلیت ها، نگهداری پیشگیرانه برای همه دارایی ها مناسب نیست. هزینه های انجام PM همیشه باید کمتر از هزینه خرابی باشد. به عنوان مثال، فرض کنید هزینه خرابی یک دارایی خاص ۵۰۰ هزار تومان و هزینه PM آن ۸۰۰ هزار تومان است. در این حالت، PM می تواند اتلاف وقت و پول باشد. در این مورد شرکت با اتخاذ روش نگهداری واکنشی می تواند ۳۰۰ هزار تومان پس انداز کند.
از طرف دیگر، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه بسیاری از دارایی ها به پس انداز مالی تبدیل می شود. به عنوان مثال هتل ها را در نظر بگیرید. زیر تشک اتاق بعدی هتل خود را چک کنید؛ ممکن است بتوانید برخی از دستورالعمل های PM را آنجا کشف کنید. آیا می دانید کارکنان هتل برای افزایش طول عمر، هر هفته تشک ها را می چرخانند؟ در کمال تعجب، این روش کوچک نگهداری پیشگیرانه، سالانه میلیون ها دلار پس انداز برای هتل های سراسر جهان به ارمغان می آورید.
مزایای سرویس و نگهداری پیشگیرانه
هنگام ارزیابی برنامه های نگهداری پیشگیرانه در مقابل برنامه های نگهداری واکنش پذیر، باید چندین فاکتور در نظر گرفته شود. باز هم تکرار می کنیم، هر کدام از این روش ها برای نوع خاصی از دارایی ها مناسب هستند. اما یک چیز مشخص است: با استفاده از نرم افزارهای پیشگیرانه، نگهداری بسیار راحت تر است.
تعمیرات پیشگیرانه و نگهداری دوره ای در فواصل زمان بندی شده انجام می شود (یعنی سالانه، سه ماهه، ماهانه و هفتگی). مدیران باید دستورالعمل های مربوط به تجهیزات را مطالعه کنند تا بتوانند برنامه های نگهداری توصیه شده مناسب را اتخاذ کنند. بیشتر تولیدکنندگان تجهیزات، میزان بازرسی مورد نیاز و متوسط عمر دارایی را مشخص می کنند.
